Mitkä seitsemän kysymystä johtavat tulokselliseen hyvinvointiohjelmaan?

Arvoisa henkilöstön hyvinvoinnista kiinnostunut lukija,
tutustumalla tähän kirjoitukseen opit keskeiset kysymykset, jotka liittyvät hyvin ajankohtaiseen asiaan: Miten huolehdin työntekijöiden voimavaroista kiihtyvässä työelämän muutoksessa?

Löydät vastauksen edellä esitettyyn kysymykseen pohtimalla tämän kirjoituksen kysymyksiä. Pikaisella silmäyksellä voit lukea vain kysymykset ja palata itse tekstiin myöhemmin. Löydät sinulle ja organisaatiollesi sopivat vastaukset todennäköisemmin pohtimalla kuin seuraamalla check-listoja. Vastaukset ovat nimittäin aina työpaikkakohtaisia ja osittain sidoksissa myös sinuun. Jos lukuhetki on nyt rauhaton, niin palaa tähän artikkeliin silloin, kun mielesi on valmis etsimään vastauksia.

 

1. Onko yrityksemme tilanne tai kulttuuri otollinen hyvinvointiohjelmalle?

Liian usein hyvinvointiprojektit toteutetaan aikataulutetusti unohtamalla otollisuus. Toisaalta liian usein hyvinvointiprojektien toteutuksia siirretään, koska muut toimet vaativat akuutimpaa reagointia. Otollisin toteutusaika on kalenteririippumaton ja enemmänkin yhteydessä työpaikan kulttuuriin. Minkä viestin hyvinvointiohjelman aloittaminen, siirtäminen tai lopettaminen antaa henkilöstölle juuri nyt? Jos työpaikkanne kulttuuri ”vaatii” toimia nyt, niin ne aloitetaan nyt. Jos kulttuurissa työnantajan kiinnostus hyvinvointiasioihin on uutta, niin pohjaa pitää ensin luoda. Hyvääkin tarkoittava asia saatetaan tulkita työntekijöiden ajatuksissa ristiriitaisesti, jos ajoitus on huono tai viesti epäselvä. Otollisempia tilanteita eivät ole yrityksen hektisen nousukiidon tai irtisanomisten aika, jolloin perusresurssien varmistaminen on ensisijainen tehtävä. Oikean ajankohdan valinnassa suosittelen luottamaan intuitioosi. Ennakoi hetkeä, jolloin työntekijät ”odottavat” palveluita.

2. Mitkä asiat tulee ottaa huomioon suunnittelussa?

Tarve, vaste ja annos. Jo suunnitteluvaiheessa tulisi löytää selkeä tarve hyvinvointiohjelman palveluille. Tämän jälkeen moni asia suoraviivaistuu. Kun tarve on selvillä, niin etsitään sopiva työkalu (vaste) ja pohditaan kustannustehokasta toteutusta (annos) tarpeen tyydyttämiseksi. Esimerkiksi näin, etsimme henkistä kuormitusta kokeville asiantuntijoille neljän lähijakson ja kahden vuoden seurannan kokonaisuutta. Tavoitteena on lisätä työntekijän omien arvojen mukaisia valintoja vapaa-ajalla, jotka edistäisivät palautumista ja vähentäisivät henkisen kuormituksen kokemuksia. Asiantuntijat olisivat palvelun myötä vireämpiä ja palautuisivat paremmin työn kuormittavuudesta varsinkin liiketoiminnan ruuhka-aikoina.

Jos pohdit organisaatiosi tarpeita, voit tutustua kymmeneen esimerkkitavoitteeseen täällä.

3. Mitkä asiat tulee ottaa huomioon jalkauttamisessa?

Suunnitteluvaiheen jälkeen ohjelma jalkautetaan. Tässä vaiheessa tulisi toteutua yksilöllisyys, selkeys ja sitoutuminen.

Ihmisten tarpeet ja ratkaisumallit ovat yksilölliset. Tästä syystä mahdollisimman kohdennettu ja yksilöllinen tuki varmistaa tuloksellisuutta enemmän kuin yleinen tiedon jako. Kustannustehokkuuden kannalta optimitilanne on kohdennettu ryhmä, jota yhdistävät yksilölliset tarpeet ja yhteinen ongelman ratkaisu.  Valitse suunnitteluvaiheen perusteella mieluiten sellaisia palveluita jalkautukseen, joiden taustalta löytyy vaikuttavuusevidenssiä mahdollisimman samankaltaisesta toimintaympäristöstä kuin omanne.

Ihmisten omaksumiskyky on rajallinen. Tästä syystä ohjelman tulee olla mahdollisimman selkeä. Yksi juliste on riittävä, kaksi jo liikaa. Selkeitä viestiä ovat mm. seuraavat. Tänä vuonna keskitymme henkisiin voimavaroihin tai kartoituksemme perusteella kolme eniten ilmapiiriin vaikuttavaa asiaa ovat esimiestyön kehittäminen, alaistaidot ja työn sujuvuus. Selkeys terävöittää viestintää ja mahdollistaa ohjelman tuloksellisuuden seurannan paremmin kuin hyvin yleinen viesti.

Osallistumisajattelusta tulisi pyrkiä sitoutumisajatteluun. Miten jalkautan palvelut, jotta työntekijät ”kuluttavat” varmuudella palvelut? Osallistuminen ei ole muutoksen tae. Se on vasta ensimmäinen askel. Sitoutumisen kannalta olisi hyvä kohdata rehellisesti se tosiasia, että aliarvoimme lähes aina jalkauttamiseen kuluvan ajan. Anna siis reilusti aikaa asioiden omaksumiselle ja palaa niiden seurantaan sopivin väliajoin. Älä oleta, että osallistumisen jälkeen asiat on siirretty käytäntöön. Hyvinvointiohjelmien tutkimuskentän nyrkkisääntö on se, että ohjelmien näkyviä tuloksia havaitaan isommassa kohdejoukossa kolmen toimintavuoden jälkeen, yksittäisiä muutoksia voi toki näkyä aikaisemmin.

4. Kuinka voin toteuttaa hyvinvointiohjelman ilman hallinnoinnin määrän kasvua?

Ole realistinen oman tai HR-tiimin ajankäytön suhteen. Uudet toimet eivät saa haukata ajankäytöstä 5-10 % prosenttia enempää. Tämän verran on mahdollista raivata kalenteria. Jos prosessi vaatii enemmän ajankäyttöä, niin tutki palveluntuottajan mahdollisuutta vähentää sinun ajankäyttöäsi tai reagointitarvettasi. Vaadi enemmän tai etsi palveluntuottaja, jonka ovelta saat enemmän palveluita kerralla. Ihannetapauksessa sinä johdat suuria linjoja, jalkaudut ihmisten pariin ja seuraat tuloksellisuutta arvioimalla prosessiin valittuja seurantamittareita. Pohtikaa yhdessä palveluntuottajan kanssa, minkä asioiden tulee tapahtua, jotta tämä olisi mahdollista?

5. Mihin palveluun sinä osallistuisit?

Jos sinä tai kukaan HR-tiimistänne ei innostu palveluista, ei näe niiden yhteyttä omaan työhön tai elämään merkityksellisenä, niin unohda. Todennäköisesti innostuminen ei leviä kulovalkean tavoin myöskään muussa henkilöstössä. Avaa ovi uudelle palveluntuottajalle, jonka palveluista sinäkin innostut. Tällöin osallistuminen on todennäköisempää ja voit käsi sydämellä suositella palveluita omalle organisaatiollesi. Pyydä räätälöintiä tarvittaessa. Metsämies ei veturimiesten palveluista innostu.

6. Mitä asioita tuloksellisessa hyvinvointiohjelmassa kannattaa mitata?

Tämä kysymys on erittäin laaja ja vaatisi melkein oman kirjoituksensa. Mittareita on useita ja joskus kannattaa valita pitkään yrityksessä käytössä olleet mittarit/kyselyt, vaikka ne eivät olisi hyvinvointiohjelman kannalta täysin valideja. Unelmatilanteessa etsimisen arvoisia mittareita ovat sellaiset, jotka vastaavat seuraaviin kysymyksiin? Mistä tiedän miten ohjelma jalkautuu ja miten se otetaan henkilöstössä vastaan? Mistä tiedän, jos ohjelman kurssi tulee muuttaa? Mistä tiedän miten paljon resursseja (aikaa ja rahaa) palvelut vaativat nyt ja tulevaisuudessa? Miten palveluiden laatua voi parantaa? Mistä tiedän onko palveluilla vaikutusta liiketoimintamme kannalta olennaisiin asioihin?

7. Mikä on unelmasi johtajana?

Asioiden muuttaminen on tahtolaji. Tästä syystä sinun oma sitoutuneisuutesi hyvinvointiohjelmaan vaikuttaa tuloksellisuuteen. Pohdi unelmaasi ja tuo se mukaan ohjelman tavoitteisiin. Pohdi mistä asioista haluat henkilöstön muistavan sinut?

 

Antti ÄikäsKirjoittaja:

Antti Äikäs
hyvinvointiliiketoiminnan johtaja
4event Oy

LitM, tohtorikoulutettava