SUJUV…oittamis…UUTTA arkipäivään

Häiriöt ja ongelmat ovat työn kehittämisen ponnahduslauta, ne antavat vinkkejä siitä mitä seuraavaksi kannattaa muuttaa ja parantaa

Työn kehittäminen kannattaa, sillä häiriöt heikentävät työhyvinvointia ja tuottavuutta:

  • Häiriöistä aiheutuu lisätyötä ja ylimääräistä kuormittumista
  • Sujumaton työ on tehotonta työtä (työn tuottavuus heikkenee ja laatu kärsii)
  • Työn ongelmat aiheuttavat helposti syyttelyä ja pitkittyessään ilmapiiriongelmia.

Häiriöt ovat siis merkki nykykäytännön toimimattomuudesta. Ne voivat kertoa myös siitä, että työn osatekijät (kuten työnjaot, työvälineet ja pelisäännöt) ovat kehittyneet eri tahdissa toisiinsa nähden. Hankaluudet auttavat meitä kyseenalaistamaan nykyistä ja suuntaamaan uuteen: meidän on päästettävä vanhasta irti ja kehitettävä uusi parempi tapa toimia.

 Ongelmat eivät häviä itsestään, mutta asiakas voi haihtua savuna ilmaan

Työ ei kehity eivätkä ongelmat katoa itsestään. Tarvitaan yhteistä toiminnan tutkimista. Tällöin on mahdollista löytää sellaisia tekijöitä, joilla toiminta saadaan sujuvaksi, tehokkaaksi ja mielekkääksi. Näitä tekijöitä ovat erilaiset työnjaot, toimintatavat, työvälineet ja yhteistyön käytännöt. Kun nämä asiat ovat kohdallaan, hyötyvät siitä kaikki osapuolet. Myös asiakkaalle pystytään tarjoamaan tehokkaasti laadukasta palvelua.

Muutama neuvo häiriöiden tarkasteluun ja työn kehittämiseen

Työn ja sen pulmatilanteiden yhteinen käsittely tarjoaa mahdollisuuden oivalluksiin ja ideoihin miten työtä voi kehittää sujuvammaksi.

  1. Kerätkää esimerkkejä arkipäivän työn hankaluuksista vaikkapa pitämällä muutaman päivän ajan häiriöpäiväkirjaa (mitä tapahtui, kuinka toimit, miten hankaluuden voisi jatkossa poistaa jne.).
  2. Selvitelkää pulmallisia asioita yhdessä esimerkiksi työpajassa. Lajitelkaa ja valitkaa muutama olennainen asia tarkempaan tarkasteluun. Funtsatkaa ja kysykää!
  3. Muodostakaa johtopäätöksiä ja pohtikaa ratkaisuja. Jäsentäkää häiriötilanteita ja miettikää mihin laajempaan toimintaan ne saattavat liittyä. Ovatko esimerkiksi välineet kehittyneet samassa tahdissa uusien tehtävien ja tavoitteiden tai asiakasvaatimusten kanssa?
  4. Valitkaa muutoskohteita ja suunnitelkaa kehityskokeilu. Tavoitteena on muutama pieni kokeilu suuren jalkautetun muutoksen sijaan!
  5. Toteuttakaa kokeilu ja kerätkää kokemuksia (esimerkiksi 1-2 kk).
  6. Arvioikaa kokeilu sekä levittäkää opittua ja saamianne tuloksia (parhaita käytäntöjä). Kannattaa muistaa, että ensimmäiset ratkaisut eivät useinkaan toimi suoraan sellaisenaan. Tällöin kannattaa jatkaa pohtimista eli mikä toimi ja mikä ei toiminut.

Muutospajaohjaajan opas