Onko kokouskaaos väistämätön paha, ratkaisematon ongelma?
Kun korona vei etätöihin ja matkustamiseen mennyt aika jäi pois, tuli monilla hetkellisesti väljyyttä kalenteriin. Mutta Parkinsonin lain mukaan – tyhjä tila täyttyy aina. On sitten kyse tyhjistä väleistä kalenterissa tai varmuuden vuoksi ylipitkiksi varatuista kokouksista.
Seuraavat ideat ovat ”ihan oikeasta elämästä”. Jos jokin kuulostaa kiinnostavalta tai täysin hullulta, kokeilkaa! Jos se ei toimi, aina voi palata tai kokeilla jotain muuta. Uuden idean siemen voi alkaa itää.
Yhteiset sovitut tavat ja pelisäännöt
- Viikossa yksi kokonainen päivä, jolle ei saa sopia kokouksia. Käytännön voi ulottaa koko organisaatioon tai ensin esim. pienemmän yksikön kesken. Tai vaikka esim. puoleksi päiväksi. Mahdollistaa pitkäjänteisemmän keskittymisen.
- Kokoukset 45 min pituisiksi (esim. VTT) ja alkamaan aina tasalta. Näin jää aikaa vähintään 15 minuuttia ennen seuraavaa.
- Kokouksille aiempaa lyhyempi aika, vaatimus ennakkovalmistautumisesta, ja fokus tiukasti asiassa.
- Mutta muista: myös yhteiset rennommat hetket ja tunnelman virittäminen ovat aika ajoin ja tilaisuudesta riippuen hyvin tarpeellisia!
Henkilökohtaisella tasolla
- Kalenteriin itse varatut tunnit vain omalle työskentelylle. Kokeile esim. Microsoftin automaattista My Analytics Focus Time -toimintoa.
- Kirjaa kalenteriin myös tauot ja lounastunnit, niin muistat pitää ne, eikä kukaan varaa tauon päälle palaveria.
- Organisaation tasolta Offline hour -kalenterikutsu joka päivä: tunti, jonka aikana ei tarvitse keskeyttää keskittymistä vaativaa työtään (esim. VTT).
- Kokeile Pomodoro-tekniikkaa: 25 min täyttä keskittymistä ja 5 min täyttä taukoa.
- Puhelin, sähköposti ym. häiriötä aiheuttavat laitteet kiinni keskittymistä vaativan työskentelyn ajaksi.
- Esihenkilöt: Pari tuntia vapaata aikaa aina tiettynä päivänä ja aikana viikossa – ”oveni on auki”. Voi tulla keskustelemaan mistä vain asioita tai ongelmista matalalla kynnyksellä, ilman että tarvitsee varata etukäteen aikaa.
