Korona toi etäjohtamisen arkipäivän työksi

Etätyöskentely kasvoi hetkessä räjähdysmäisesti ja toi mukanaan nopean muutoksen, johon ei ehditty valmistautua. Kaikki mahdollinen työ siirrettiin etänä tehtäväksi, ja kun silmätysten palaverit sekä matkustukset jäivät pois, muuttui työpäivän rakenne täysin.

Etäjohtamisessa korostuvat eri tekijät, ja tiimin tuloksen tekemisen mahdollisuudet ja mittaaminen vaihtelevat työn luonteesta johtuen. Itselläni on kokemusta tiimin etäjohtamisesta vuodesta 2015, ja peilaan nykytilannetta kokemuksiini.

Luota ja seuraa

Etäjohtamisen keskeinen asia on mielestäni luottamus molempiin suuntiin. Kokemukseni pohjalta tiimiläiset tekevät töitä vähintään saman verran kuin perinteisesti toimistolla. Hyvät tekniset välineet antavat esihenkilölle mahdollisuuden olla hyvin saavutettavissa ja tukea tiimiläistä eteen tulevissa ongelmissa tai mietinnöissä.

Säännölliset palaverit koko tiimin ja erikseen yksittäisten tiimiläisten kanssa tuovat keskustelu- ja seurantamahdollisuuksia sekä varmistavat, että tiimiläiset eivät jää yksinäisyyteen murheidensa kanssa ja saavat tukea muilta tiimin jäseniltä sekä käsityksen, miten muilla menee.

Palautteen rooli korostuu

Yksin työskennellessä on välillä vaikea hahmottaa, saanko tuloksia aikaiseksi ja teenkö oikeita asioita. Tällöin esihenkilön merkitys työn tulosten ja niiden seurannassa on suuri. Palautetta tulee antaa, ja ohjata tiimiläisiä. Negatiiviset palautteet annetaan kahden kesken ja positiivista palautetta sekä tiimissä että henkilökohtaisesti. Tiimien palavereissa on hyvä saada tiimiläiset itse nostamaan esille onnistumisiaan ja tukemaan toistaan, kun hänellä on ongelmia.

Etätyövälineet toimivat hyvin

Meillä on käytössä Teams. Sen toimivuus on ollut hyvä, ja olemme pitäneet sen kautta kahden päivän työpajankin. Pidemmissä Teamsin kautta pidettävissä tilaisuuksissa korostuu ennakkosuunnittelun ja valmistelun osuus. Meidän onnistuneessa työpajassamme oli valmistelut tehty hyvin, ja työpajan rakenne oli

  1. lyhyet alustukset aiheittain
  2. selkeät työohjeet ja tavoitteet pienryhmille
  3. sitten omien Teams-kutsujen alle pienryhmiin keskustelemaan nimetyn puheenjohtajan johdolla ja
  4. yhteiset aiheittaiset purut.

Pienryhmiin on varattava riittävästi työaikaa ja työryhmien töille yhtenäinen kirjaustapa, niin purut menevät kätevästi ja aineistoista on hyötyä jatkotyöstössä. Näin toteutettuna työpaja sai osallistujilta kiitosta, ja kaikki totesivat sen olleen ennakko-odotuksia parempi.

Koronan opit jäänevät pysyviksi

Vaikuttaa siltä, että suurin osa niistäkin, jotka eivät ennen ole tehneet etätyötä, haluavat sitä jatkossa tehdä merkittävässä määrin. Varmasti iso osa päivän valtakunnallisista tapaamisista siirtyy verkkoon, ja harkitaan hyvin tarkkaan jatkossa, milloin porukkaa kutsutaan laajemmin koolle.

Itse näen tilanteen niin, että oma tiimi tullee kokoontumaan puolivuosittain. Tällöin pidetään kahden päivän palaveri, johon kerätään asiat, jotka ovat toiminnan kannalta keskeisiä/uusia/ongelmallisia ja joihin saadaan lisäarvoa yhdessä pallottelemalla.

Etätyöpöydän äärestä Kangasalta

Veikko Iittainen
metsänomistajien palvelupäällikkö
Suomen metsäkeskus